Sauvegarder les données de son entreprise : la règle 3-2-1 appliquée à une TPE

Un ordinateur qui ne démarre plus, un téléphone volé, un fichier écrasé par erreur, un rançongiciel qui chiffre tout ce qu'il trouve : un jour ou l'autre, une donnée importante disparaît. La différence entre un mauvais moment et une catastrophe tient à une seule chose : avoir une copie récente, ailleurs.

Que faut-il sauvegarder ?

Faites la liste de ce dont vous auriez besoin pour continuer à travailler si votre ordinateur disparaissait demain :

• devis, factures, contrats et documents comptables ;
• fichier clients et historique des échanges ;
• photos de chantiers ou de réalisations ;
• documents de travail en cours ;
• messagerie, si elle n'est pas déjà hébergée chez un fournisseur ;
• le contenu de votre site internet et sa base de données.

Les logiciels en ligne (facturation, banque) sont sauvegardés par leurs éditeurs, mais exportez tout de même régulièrement vos données importantes.

La règle 3-2-1

La règle 3-2-1 est une méthode très répandue chez les professionnels de l'informatique :

• 3 copies de vos données (l'original et deux sauvegardes) ;
• sur 2 supports différents (par exemple le disque de l'ordinateur et un disque externe) ;
• dont 1 copie hors site (dans le cloud ou dans un autre lieu).

Pour faire face aux rançongiciels, beaucoup ajoutent une exigence : une copie déconnectée. Cybermalveillance.gouv.fr recommande de conserver au moins une copie sur un support externe que vous débranchez après la sauvegarde : un rançongiciel chiffre aussi les disques branchés et les dossiers synchronisés.

Une organisation concrète pour une TPE

Pourquoi la synchronisation seule ne suffit pas : un fichier supprimé ou chiffré sur l'ordinateur est supprimé ou chiffré aussi dans le cloud. Certains services gardent un historique des versions, mais c'est une sécurité partielle.

Mettre en place la sauvegarde hebdomadaire

1. Achetez un disque externe de capacité suffisante (au moins le double de vos données).
2. Utilisez l'outil de sauvegarde intégré à votre système, qui copie automatiquement ce qui a changé.
3. Fixez un moment récurrent (vendredi soir), branchez, sauvegardez, débranchez.
4. Idéalement, alternez deux disques et gardez-en un dans un autre lieu.

Et le site internet ?

Vérifiez ce que fait votre hébergeur : les offres varient beaucoup. Par exemple, o2switch indique des sauvegardes quotidiennes conservées 45 jours ; chez Hostinger, l'offre Premium prévoit des sauvegardes hebdomadaires, les offres supérieures des sauvegardes quotidiennes. Gardez en plus votre propre copie (export WordPress, fichiers et base de données) après chaque modification importante. Voir Choisir un hébergeur web.

Tester la restauration

Une sauvegarde qui n'a jamais été restaurée n'est qu'une promesse. Deux fois par an :

• restaurez un dossier depuis le disque externe vers un autre emplacement ;
• ouvrez quelques fichiers pour vérifier qu'ils sont lisibles ;
• notez combien de temps cela prend.

Chiffrer les sauvegardes

Un disque externe perdu contient tous vos documents clients. Activez le chiffrement proposé par votre système ou votre logiciel de sauvegarde, et rangez le mot de passe dans votre gestionnaire de mots de passe.

En cas de rançongiciel

Cybermalveillance.gouv.fr publie une fiche réflexe : elle recommande notamment de déconnecter les appareils du réseau et de ne pas payer de rançon sans avoir obtenu de conseil. C'est la sauvegarde déconnectée qui permettra de repartir.

Les erreurs les plus fréquentes

• Laisser le disque externe branché en permanence. C'est pratique, mais un rançongiciel le chiffrera en même temps que l'ordinateur. Débranchez-le après chaque sauvegarde.
• Ne sauvegarder que le dossier « Documents ». Les photos, les téléchargements, le bureau ou les fichiers d'un logiciel métier sont souvent ailleurs. Vérifiez la liste des dossiers inclus.
• Garder toutes les copies au même endroit. Un cambriolage, un dégât des eaux ou un incendie emporte l'ordinateur et le disque posé à côté. Une copie doit vivre dans un autre lieu ou dans le cloud.
• Ne jamais vérifier. Les logiciels de sauvegarde échouent parfois en silence : disque plein, mot de passe changé, dossier déplacé. Jetez un œil à la date de la dernière sauvegarde chaque semaine.

Questions fréquentes

Le cloud suffit-il comme sauvegarde ?

Non, s'il s'agit d'une simple synchronisation : une suppression ou un chiffrement se propage à toutes les copies synchronisées. Le cloud est une excellente copie hors site, à condition de garder aussi une copie déconnectée ou de disposer d'un historique de versions suffisamment long.

Combien de versions faut-il garder ?

Assez pour remonter avant un problème découvert tard. Un fichier corrompu ou un rançongiciel peut passer inaperçu plusieurs jours. Garder au moins quelques semaines d'historique est une bonne base pour une petite entreprise.

Mon téléphone professionnel est-il concerné ?

Oui : photos de chantiers, contacts, messages vocaux. Activez la sauvegarde de votre téléphone vers le cloud de votre compte professionnel et vérifiez qu'elle fonctionne. Les photos importantes gagnent à être copiées aussi sur l'ordinateur, puis incluses dans la sauvegarde hebdomadaire.

En résumé

Gardez trois copies de vos données, sur deux supports, dont une hors site, et faites en sorte qu'au moins une soit déconnectée. Pour une TPE : synchronisation cloud en continu plus disque externe débranché chaque semaine, restauration testée deux fois par an. C'est l'une des dix mesures essentielles de la cybersécurité d'une TPE.