Rédiger devis, e-mails et relances avec l'IA : tutoriel pas à pas

Les tâches d'écriture commerciale sont celles où un assistant d'IA fait gagner le plus de temps à un indépendant : elles sont fréquentes, elles demandent de trouver le bon ton, et le contenu de fond (prix, dates, prestations) vient de vous. Ce tutoriel détaille trois situations, avec un prompt complet, la façon de l'adapter et les vérifications à faire avant d'envoyer.

Prérequis : un assistant (ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral Vibe…, voir le comparatif) et les informations exactes de votre dossier.

Règle de base : vous fournissez les faits, l'IA fournit la forme

L'IA ne connaît ni vos prix, ni votre client, ni ce qui a été convenu. Si vous ne lui donnez pas ces informations, elle les inventera de façon plausible. Donnez-lui donc tous les faits, et demandez-lui explicitement de ne rien ajouter.

Côté confidentialité, remplacez le nom de votre client par un repère quand ce n'est pas nécessaire, et vérifiez les réglages de votre assistant : voir Utiliser l'IA sans exposer les données de vos clients.

Situation 1 : décrire une prestation dans un devis

Un devis clair rassure et évite les malentendus sur ce qui est inclus.

Le prompt :

Tu es un rédacteur commercial qui sait expliquer une prestation technique à un particulier. Contexte : je suis [métier]. Mon client, [type de client], souhaite [besoin]. Ma prestation comprend : [étapes, matériel, durée]. Elle ne comprend pas : [exclusions]. Tâche : rédige la description de la prestation pour mon devis. Format : une phrase de résumé, puis une liste « Inclus » et une liste « Non inclus », 200 mots maximum. Ton : neutre et précis, vouvoiement. Contraintes : n'invente aucun prix, délai ou matériel absent de ma description ; pas de jargon sans explication.

Les vérifications :

• chaque élément de la liste « Inclus » correspond à ce que vous ferez réellement ;
• les exclusions importantes y sont (déplacement, évacuation des gravats, pièces…) ;
• aucun chiffre n'a été ajouté par l'IA.

Les prix, la TVA et les mentions obligatoires restent dans votre logiciel de facturation : voir Logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs.

Situation 2 : répondre à une demande de client

Les mêmes questions reviennent : disponibilités, délais, zone, fourchette de prix.

Le prompt :

Tu es mon assistant pour répondre aux demandes de clients de mon activité de [métier] à [ville]. Voici la demande reçue (nom remplacé) : « [texte] ». Informations exactes à utiliser : [disponibilités, zone, prix indicatifs, conditions]. Rédige une réponse de 80 à 120 mots, cordiale, en vouvoiement, qui répond à chaque question posée et termine en proposant un appel ou un rendez-vous. Si la demande contient une question à laquelle mes informations ne répondent pas, signale-le au lieu de répondre.

Les vérifications : chaque question du client a une réponse ; aucune promesse que vous ne pouvez pas tenir (délai, prix ferme) ; le ton vous ressemble.

Astuce : enregistrez vos informations récurrentes (zone, horaires, tarifs de base) dans un document que vous copiez en début de conversation, ou dans la fonction « instructions personnalisées » ou « projets » de votre assistant si elle existe.

Situation 3 : relancer une facture impayée

La relance est souvent repoussée parce qu'elle est inconfortable. L'IA aide à trouver un ton ferme sans être agressif.

Première relance :

Tu es un assistant administratif qui rédige des courriers commerciaux courtois. Contexte : la facture n° [numéro] de [montant] € TTC, émise le [date] avec une échéance au [date], n'est pas réglée. Relation cordiale avec ce client. Tâche : rédige un e-mail de première relance avec un objet. Format : 100 à 140 mots. Ton : cordial et professionnel. Contraintes : rappeler numéro, montant et échéance ; proposer de renvoyer la facture ; donner les moyens de paiement suivants : [moyens] ; pas de menace.

Deuxième relance (15 jours plus tard) : reprenez le même prompt en changeant le ton (« ferme mais poli ») et en ajoutant « mentionner la date de la première relance et demander une date de paiement ».

Avant d'envoyer : vérifiez numéro, montant, dates et coordonnées bancaires à partir de votre logiciel, pas de la réponse de l'IA.

Aller plus vite : automatiser une partie

Si vous relancez souvent, la solution la plus simple n'est pas l'IA mais votre logiciel de facturation : beaucoup proposent des relances automatiques programmées. Voir Automatiser devis, factures et relances. L'IA reste utile pour les cas particuliers.

Les pièges à éviter

• Laisser l'IA calculer un total ou une TVA sans vérification.
• Copier-coller sans relire : une formule inadaptée ou un détail inventé peut coûter un client.
• Uniformiser votre ton : demandez à l'IA d'imiter un e-mail que vous avez écrit vous-même.
• Oublier la confidentialité : pas de données bancaires ou sensibles du client dans le prompt.

En résumé

Pour chaque situation, donnez à l'IA tous les faits, précisez forme et ton, interdisez-lui d'inventer, et relisez avant d'envoyer. Gardez vos trois prompts dans un document et adaptez-les en quelques secondes. Pour construire d'autres modèles, utilisez le générateur de prompt, qui propose notamment une relance et une description de devis prêtes à compléter.